Client
Organisme gouvernemental fédéral
Mandat
L’organisation souhaitait accompagner ses employés lors d’un déménagement majeur touchant plus de 400 employés en obtenant le soutien, en impartition sur plusieurs mois, d’un expert en ergonomie afin de mettre en place le plan élaboré par l’équipe de gestion du changement, l’équipe responsable de l’immobilier et des ressources humaines. Le déménagement n’était pas vu comme une étape finale, mais une étape intermédiaire qui se devait d’être accompagnée pour être fructueuse.
Défi
L’organisation planifiait le déménagement de plus de 400 employés dans de nouveaux locaux aménagés selon le mode de travail axé sur les activités (MTAA). Ceci engendrait une modification majeure des habitudes de travail comportant des postes non-assignés et visait à améliorer la collaboration, la flexibilité, la mobilité et l’innovation. Cet important changement visait une population composée à 31 % d’employés de 50 ans et plus. Les employés concernés occupaient aussi un poste dans cet organisme fédéral depuis plus de 9 ans dans une proportion de 50 %.
Solutions
L’organisme a procédé par appel d’offre afin de trouver le plus bas soumissionnaire conforme pour répondre à ses besoins. Le plan comptait plusieurs éléments dont des sessions de formation de super-utilisateurs (personne-ressource en ergonomie de bureau), des ateliers pratiques, la production d’outils et d’articles pour les employés ainsi que des rencontres individuelles.
Dès la rencontre initiale avec l’équipe interne en charge du projet, l’équipe de Vincent Ergonomie y est allée de plusieurs propositions quant à l’ordonnancement des activités prévues et a proposé de bonifier le service offert en mettant à la disposition des employés un outil d’ajustement du poste de travail en ligne accessible à tous. Les ateliers portant sur l’utilisation de chacun des espaces ont été fort appréciés et une formation à un groupe de super-utilisateurs a permis aux employés d’obtenir des réponses sur-le-champ à leurs questions et leurs préoccupations quotidiennes en lien avec les nouveaux aménagements. La transition vers les nouveaux espaces s’est effectuée en douceur. L’organisation n’a même pas eu recours à l’ensemble des évaluations individuelles et suivis prévus initialement au contrat.
Résultats
Le travail de collaboration étroit entre les équipes du clients, préparées de manière exemplaire, et l’équipe de Vincent Ergonomie a permis que le projet se déroule, à toutes les étapes, de manière fluide et sans anicroches. Ceci a permis aux employés de bénéficier des meilleures conditions pour s’approprier et prendre en main le nouvel espace de travail. Les sondages post-occupation (à 3 mois et à 10 mois) ont d’ailleurs montré une progression de l’impact positif des nouveaux espaces sur la productivité personnelle des employés et celle des équipes ainsi que sur la collaboration avec les autres. Après 10 mois, 86 % des employés recommanderaient d’ailleurs le design de leur nouveau milieu de travail, en augmentation de 8 % par rapport au sondage réalisé 3 mois après l’arrivée dans ces nouveaux espaces. Ceci témoigne qu’un accompagnement en ergonomie peut contribuer à aider les occupants dans l’appropriation de leurs nouveaux espaces de travail et la gestion du changement.
