Client
Secteur de l’assurance et de la gestion des risques
Mandat
Afin d’objectiver ses démarches et le traitement des demandes d’accommodement, l’entreprise cherchait une firme d’ergonomes en mesure de produire et de personnaliser, en accord avec ses politiques de gestion, un arbre de décision pour guider les personnes en charge de gérer les demandes d’ergonomie. L’entreprise souhaitait ajouter à son offre d’accommodement des évaluations de postes à distance pour ses employés œuvrant maintenant en télétravail.
Défi
Le défi consistait, en pleine période de pandémie et de crise sanitaire, à accompagner une entreprise multinationale dans la gestion de ses demandes d’accommodement pour ses employés du Canada œuvrant maintenant en télétravail. Il s’agissait donc de développer un processus de gestion des demandes, en accord avec ses politiques de gestion, afin d’assurer l’ergonomie de ses travailleurs au cours de la période de crise sanitaire et de réaliser des interventions à distance pour le personnel en télétravail d’un océan à l’autre.
Solutions
À la suite de la crise sanitaire et des mesures gouvernementales mises en place, l’entreprise a favorisé le télétravail des employés afin de poursuivre ses opérations. L’entreprise pouvait alors compter sur un outil en ligne développé par Vincent Ergonomie pour permettre aux employés d’ajuster eux-mêmes leurs postes de travail. Nous avions d’ailleurs ajouté, dès avril 2020, une nouvelle section à notre outil destiné au télétravail non planifié afin de s’adapter à la nouvelle réalité.
Quelques semaines après le début de la crise, l’entreprise nous a contacté pour développer un processus d’aide à la décision visant à déterminer le chemin à suivre en cas de demande d’accommodement, et ce en conformité avec les politiques internes de l’entreprise et les meilleures pratiques en vigueur dans les grandes entreprises. Prêts d’équipements, remboursement de frais d’équipements pour le domicile, lien avec l’assureur, pertinence ou non d’exiger un billet médical pour accéder aux services d’un ergonome, communication à propos de l’utilisation de l’outil en ligne, consultation d’une personne-ressource à l’interne ont, entre autres, fait partie des éléments abordés.
Nous avons aussi accompagné l’entreprise dans la gestion des cas de demandes d’accommodement en réalisant des évaluations de postes à distance pour les employés en ayant fait la demande. Pour ce faire, nous avons développé un questionnaire de symptômes adaptés pour le télétravail ainsi qu’un document à remplir avant l’intervention pour en assurer le bon déroulement et maximiser le temps passé avec l’ergonome lors de la consultation virtuelle.
Résultats
Le résultat des discussions et l’analyse des politiques internes de l’entreprise ont permis de créer une démarche structurée et cohérente afin de traiter les demandes d’accommodement pour les employés à domicile et permettre de gérer les demandes pour accéder à une évaluation de poste de travail à distance partout au Canada par un de nos ergonomes bilingues.
