Gestion des espaces de travail, Les Affaires, 2020

Nous serons encore présents cette année à l'événement Les Affaires portant sur la gestion des espaces de travail. En raison des mesures sanitaires, l'événement se tiendra de manière virtuelle. À titre de partenaire visibilité de l'événement, trois de nos ergonomes assisteront à ces conférences virtuelles. Des membres de notre équipe seront aussi présent lors des ateliers organisés dans le cadre de cet événement annuel.

À titre de partenaire de l'événement, il nous fera plaisir de remettre à ceux qui nous contactent un code promotionnel vous permettant de bénéficier d'une économie de 30% sur l'inscription aux conférences du 2 septembre.

Ne manquez pas de nous contacter pour discuter de vos projets et savoir comment l'ergonomie peut contribuer au succès de celui-ci.

D'ici là, vous pouvez consulter:

Au plaisir de vous croiser lors de cet événement virtuel


Mise à jour du 23 septembre 2020

Ce que nos ergonomes et les membres de notre équipe ont retenu de l'événement

Outre la présentation de Patrick Vincent, ergonome certifié, notre équipe a pu assister à plusieurs présentations et ateliers lors des deux journées de l’événement. En ces temps d’incertitudes, il convenait donc de partager avec nos clients et lecteurs ce que nous avons retenus de ces deux journées forts intéressantes.

Par Andréanne Laliberté, M. Sc., ergonome, Vincent Ergonomie Inc.

Le contexte de la Covid-19 a amené les entreprises à s’adapter rapidement aux consignes de la santé publique. Le télétravail a été la solution pour de nombreuses entreprises afin d’éviter les rassemblements. Ces changements dans la manière de travailler amènent donc des questionnements sur l’avenir des espaces de travail. Durant cet évènement Gestion des espaces de travail 2020, une myriade de professionnels ont partagé leurs avis sur le télétravail et sur le retour éventuel des employés au bureau. Tous s’entendent pour dire que la situation de travail ne sera plus la même et que la pandémie aura un impact à long terme sur l’aménagement des espaces. Les concepts-clés qui sont ressortis des différentes conférences sont la nécessité de faire preuve de flexibilité pour pouvoir s’adapter à un contexte changeant constamment et celle de bien communiquer avec les employés afin de mieux comprendre leurs craintes et besoins. Certains voient une occasion d’offrir une meilleure conciliation travail-famille, puisque le télétravail en situation de confinement s’est avéré positif. D’autres s’inquiètent sur la manière de véhiculer la culture d’entreprise si les employés travaillent de la maison ou encore du réseautage informel si l’on ne peut plus rencontrer ses collègues à la cafétéria ou à la machine à café. Bref, nombre d’enjeux ont été soulevés au moment de repenser le travail de demain. Dans le contexte, beaucoup d’autres questions peuvent se poser. Quels sont les avantages à ramener les employés aux bureaux? Quelles sont les tâches pouvant être réalisées à distance? Quels sont les besoins des employés? Est-ce que les espaces de travail actuels conviennent toujours? Pour répondre à ces questions, une bonne connaissance du travail est nécessaire.

Le travail de l’ergonome peut contribuer à la solution. L’ergonome cherche à comprendre le travail réel et à identifier les besoins pour adapter l’environnement en conséquence. La démarche de ce professionnel implique les travailleurs en vue de cibler les enjeux afin de proposer des solutions adaptées à leur réalité. La démarche vise à créer un environnement sécuritaire et confortable qui permettra au travailleur d’être efficace dans la réalisation de ses différentes tâches. Dans le contexte où il faut repenser les façons de travailler, il est important d’identifier les besoins des différentes tâches à exécuter autant au bureau qu’en télétravail. Si le travail au bureau n’est plus le même, il faudra certainement repenser l’environnement pour que celui-ci soit adapté à cette nouvelle façon de travailler.

Par Karine Beaudry, B. Sc., DESS, ergonome et designer, Vincent Ergonomie Inc.

Gestion du changement

La situation actuelle de pandémie mondiale oblige les milieux de travail à repenser leurs espaces. Bien avant la survenue de cette nouvelle réalité, le paysage de plusieurs entreprises avait déjà commencé à se modifier depuis quelques années au profit des postes collaboratifs et des aires de travail communes, également connus sous le nom de « Activity-based working » ou milieu de travail axé sur les activités (MTAA). Cette approche dans la façon de concevoir les lieux de travail mise sur l’utilisation de différents postes de travail en fonction de la tâche à effectuer. Le bureau attitré y est donc remplacé par des postes non-assignés. En plus de transformer significativement l’esthétisme des bureaux, l’ensemble des opérations est également touché et la prise de nouveaux repères est nécessaire pour évoluer dans le nouvel environnement. Avec le temps, tous se sont développés des façons de faire et une routine de travail bien connue et maîtrisée. Ces changements suscitent des questionnements, des incertitudes voir des inquiétudes. Certains seront préoccupés par la perte des habitudes de travail alors que d’autres se soucieront de l’absence de personnalisation possible de leur bureau. Plusieurs moyens sont mis en œuvre par les entreprises afin d’aider les travailleurs dans la reprise de points de repères et celles-ci souhaitent s’outiller pour faciliter la transition. Certaines entreprises vont même jusqu’à solliciter la participation des travailleurs dans le développement du concept en recueillant leur commentaires et leur idées. Le projet d’aménagement devient alors un projet commun où le point de vue des employés est considéré. Cette approche participative dans la conception des espaces de travail est également préconisée par l’ergonome qui, par sa démarche de consultation auprès des travailleurs, s’assurera de bien comprendre le travail réellement effectué et les besoins qui en découlent. Celui-ci permettra à la fois de guider l’équipe de projet sur les choix les plus judicieux à faire en termes de confort, d’efficacité et de santé et sécurité. Son rôle vise également à accompagner les travailleurs dans la réappropriation de leur espaces de travail par la réalisation d’ateliers et la tenue de formations sur l’utilisation des postes. Cette démarche permet de mieux appréhender et utiliser le nouvel espace. Ces rencontres sont des occasions pour désamorcer certaines inquiétudes puisque plusieurs questionnements peuvent y être répondus. L’ergonome propose donc de nombreuses activités qui contribuent à la gestion du changement et se veut donc un partenaire clé des équipes de projet.

Par Martin Bouchard, B. Sc., M.A., Coordonnateur, opérations, vente et marketing, Vincent Ergonomie Inc.

Présentation de Sébastien Leduc, Cofondateur et président des opérations, GSoft

Comment construire des bureaux résilients

La présentation de monsieur Leduc nous montre à quel point la flexibilité demeure un atout lors de la conception d’espace de travail. Nous retenons de la présentation que les bureaux physiques n’ont plus lieu d’être pour l’instant, mais qu’ils resteront pertinents et qu’il faudra les adapter. La pandémie a amené GSoft à se positionner comme une « remote-first company » c’est-à-dire comme une compagnie misant sur le télétravail. Des consultations internes auprès des employés ont d’ailleurs permis de constater que seulement 10 % seulement des employés souhaitaient venir plus de 3 jours/semaine au bureau. Des données recueillies auprès des employés ont aussi montré que 20 % des employés ne viennent pas au bureau chaque jour.

Les consultations sont d’ailleurs une des clés du succès de l’entreprise, la direction ayant aussi consulté les employés lors de la conception de leurs nouveaux espaces de travail devant être mis en service … en février 2020, à la veille de la « mise sur pause » de l’économie ! L’entreprise avait d’ailleurs envoyé ses employés à domicile quelques jours avant l’annonce gouvernementale.

Le succès d’un projet demeure, pour monsieur Leduc, le processus en trois phases qui consiste à écouter, mesurer et itérer. L’entreprise recommande d’ailleurs de dépenser 70 % du budget prévu et de conserver le reste pour mesurer et itérer afin d’améliorer les phases subséquentes du projet. Ainsi, il est opportun de diviser le projet principal en plus petits projets tel que la réalisation de l’espace café, des bureaux et des salles de conférence.

Ceci reprend la façon de faire de GSoft pour la livraison de ses propres projets informatiques, processus qui compte :

  1. une équipe dédiée;
  2. la recherche, l’observation et des entrevues;
  3. une livraison par phase;
  4. une période d’apprentissage menant à des ajustements.

Pour l’ergonome

La consultation préalable et le retour sur les éléments déjà construits sont tout à fait compatibles avec la façon de faire de l’ergonomie qui pratique l’approche prospective et itérative avec des phases de test (prototype, banc d’essai, etc.). Par souci d’efficacité, un ergonome impliqué en conception cherchera à conserver les éléments positifs et corriger les éléments nuisant à la productivité, à la santé des travailleurs tout en tentant de bonifier la qualité de le prestation de travail. Cette façon de faire permet d’être mieux équipé pour passer à travers des crises et donc d’être plus résilient.

Session de remue-méninge: Que faire avec les projets d’optimisation entamés avant la COVID-19 ?

Dans une session de remue-méninge en toute fin de conférence, la prestation de Jean-François Bertholet nous a fortement inspirés. Monsieur Bertholet est chargé de cours aux HEC Montréal, auteur pour la revue Gestion et consultant en développement organisationnel. Il est spécialiste de la reconnaissance, de la mobilisation et du climat de travail.

Monsieur Berthelot débute en affirmant que tout le monde retient son souffle et qu’il n’y a jamais eu autant d’incertitudes. À ce titre, nous avons retenu trois indicateurs à surveiller :

  1. L’érosion de la culture d’entreprise.
    Dans la présente, plusieurs ont des doutes quant à la capacité d’entretenir une culture d’entreprise à distance à travers le test du temps. Étant donné l’historique vécue par les collègues en présence, un risque plane donc sur les initiatives visant le télétravail à long terme.
  2. La justice
    Le diable étant dans les détails, les modalités d’accès au télétravail devront reposer sur l’équité et la justice. Par exemple, qui a accès au télétravail ? Pourquoi lui et pas moi ? Pourquoi mon supérieur le permet et celui de mon collègue, non ? Ce point, ne doit pas, selon lui, être échappé. Le sentiment de justice amène les employés à quitter ou à trouver d’autres moyens de se « rembourser ».
  3. L’innovation
    À long terme, les liens forts (« strong ties ») risquent d’être conservés, mais les liens faibles (« weak ties ») risquent de diminuer. À distance, il y a un risque que les liens faibles sont moins entretenus, ceci laissant peut-être poindre le retour des entreprises en silos où les échanges interdépartementaux sont plutôt ténus voire inexistants. Le fait d’être en télétravail amène une perte des interactions spontanées et donc de la diversité cognitive (profil différent, département différent), élément favorisant, entre autres, l’innovation. Actuellement, les employés peuvent toujours vivre avec les souvenirs des échanges passés, mais les nouveaux collègues arrivés au mois de juin risquent peu d’être contactés spontanément. Il rappelle d’ailleurs que Google acceptait une file d’attente à la cafétéria de l’entreprise de façon à favoriser les échanges plus informels.

Nous retenons de la présentation que le télétravail peut augmenter la productivité, mais que l’impact sur la performance sociale, les interactions et la créativité demeurent inconnues. Il est aussi mentionné l’importance fondamentale de l’intention perçue, phénomène voulant que la décision que l’on prend est moins importante que le processus qui mène à la décision. Ce faisant, il faut donc se montrer indulgent.

La situation comporte son lot de bonnes nouvelles puisque que nous avons fait l’expérience sociale du télétravail et que nous sommes maintenant à en discuter les imperfections. L’étape à savoir si ça fonctionne est passée. Des gains énormes que nous pouvons célébrer ont été faits comme la fin des déplacements pour une réunion de courte durée dans une autre région ou un déplacement au bureau un mercredi de tempête de neige.

Références

Pour l’ergonome

L’ergonome peut vous aider à consolider votre culture d’entreprise, notamment en matière de santé-sécurité du travail. De plus, nous pouvons vous aider à développer vos politiques de télétravail et vous aider à intégrer les nouveaux employés, même à distance.

Nous espérons que ces quelques faits saillants sauront vous être utiles pour la suite des choses.

La suite pour les ergonomes et les designers d'intérieur

L’événement Les Affaires a aussi été l’occasion pour messieurs Patrick Vincent, ergonome certifié de Vincent Ergonomie Inc. et Marco Brissette, designer d’intérieur senior de ACDF Architecture, d’annoncer le lancement d’une initiative conjointe entre l’Association professionnelle des ergonomes du Québec (APEQ) et l’Association des designers d’intérieur du Québec (APDIQ). Voyez le communiqué officiel annonçant la création de cette table d’étude conjointe sur le site de l’APDIQ.