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Institution d’enseignement universitaire: Impartition et soutien au département de santé et de sécurité au travail

Client

Institution d'enseignement universitaire

Nature du mandat

Le mandat consistait à réaliser, en impartition, les interventions en ergonomie au sein de l'établissement d'enseignement le temps de la réorganisation du département de santé et sécurité du travail.

Défis

L’institution offrait depuis plusieurs années un service d’ergonomie à l’ensemble de ses employé(e)s. Le départ de deux employé(e)s du département de santé-sécurité de l’organisation, responsable de l’ergonomie, engendrait un surplus de travail important à l’employée restante. Les retards dans le traitement des demandes s’accumulant, l’organisation nous a sollicité pour reprendre rapidement l’ensemble de la gestion de l’ergonomie, incluant l’aspect administratif (prise d’appel, prise de rendez-vous, suivi, etc.). Notre défi était de comprendre le fonctionnement de cette organisation et d’exécuter les interventions ergonomiques en impartition selon les standards internes, et ce dans les jours qui suivaient.

Solutions

Répondant aux besoins du conseiller en santé-sécurité et en lien avec le département des ressources humaines, une coordination étroite entre les acteurs clés de l’organisation et l’ergonome était indispensable afin d’assurer une fluidité dans le transfert des tâches et la gestion des demandes en cours. Après avoir présenté notre plan d’intervention et établi un horaire pour nos interventions, nous avons arrimé nos méthodes de travail aux pratiques internes et nous sommes familiarisé avec les outils, les standards corporatifs et les processus de l’organisation.

Nous avons déployé rapidement un outil en ligne afin de gérer les demandes de première ligne et répondre aux questions courantes de manière à consacrer notre temps et répondre rapidement aux demandes plus complexes. Notre expertise en ergonomie de bureau fut ensuite requise afin de répondre aux différentes demandes qui s’étaient accumulées au cours des mois précédents. Des interventions ergonomiques plus poussées visant des postes de travail spécifiques de différents secteurs d’activité de l’institution d’enseignement (techniciens, bibliothécaires, employé(e)s de laboratoire, etc.) furent ensuite effectuées. Nous avons aussi pris part à certains projets planifiés dont celui de l’accompagnement des employé(e)s lors du déménagement d’un département dont les employé(e)s sont maintenant équipés de postes assis-debout.

Résultats

Grâce au travail de l’ergonome, l’organisation a pu non seulement récupérer son retard sur les demandes d’évaluation mais aussi répondre aux nombreuses demandes de la part des employé(e)s tout en assurant le suivi hebdomadaire des différents dossiers en cours. Les nombreuses interventions et leur coordination ont permis de minimiser les impacts des départs sur l’employée restante au département de santé-sécurité tout en assurant un service à la hauteur des attentes de l’ensemble du personnel de l’organisation. L’impartition, d’une durée de treize semaines, a donné le temps à l’institution d’embaucher du personnel afin de combler les départs. Notre intervention a permis à l’organisation de continuer à offrir un service d’ergonomie à ses employé(e)s malgré une baisse importante, mais temporaire, d’effectifs au département de santé-sécurité. Une fois la nouvelle ressource embauchée, Vincent Ergonomie a aussi assuré un transition harmonieuse avec celle-ci.