Client
Institution d’enseignement universitaire
Mandat
L’organisation, qui offrait des services d’ergonomie à ses employé(e)s via le département de santé et sécurité au travail, a vu plusieurs employés quitter ce département. Ceci a amené une réduction de l’offre de service en ergonomie aux employés. L’organisation souhaitait obtenir le soutien, en impartition, d’une firme d’experts en ergonomie afin de combler rapidement les demandes ponctuelles d’évaluation de poste de bureau, de poste de laboratoire, de poste en bibliothèque et autres le temps de se réorganiser. Le mandat initial était d’une durée de 13 semaines.
Le défi
L’institution offrait depuis plusieurs années un service d’ergonomie à l’ensemble de ses employés. Le départ de deux employés du département de santé-sécurité de l’organisation, responsable de l’ergonomie, engendrait un surplus de travail important à l’employé restant. Les retards dans le traitement des demandes s’accumulant, l’organisation nous a sollicité pour reprendre rapidement l’ensemble de la gestion de l’ergonomie, incluant l’aspect administratif (prise d’appel, prise de rendez-vous, suivi, etc.). Le défi était de comprendre le fonctionnement de cette organisation et d’exécuter les interventions ergonomiques en impartition selon les standards internes, et ce dans les jours qui suivaient.
La solution
Répondant aux besoins du conseiller en santé-sécurité et en lien avec le département des ressources humaines, une coordination étroite entre les acteurs clés de l’organisation et l’ergonome était indispensable afin d’assurer une fluidité dans le transfert des tâches et la gestion des demandes en cours. Après avoir présenté le plan d’intervention et établi un horaire pour ses interventions, l’ergonome a arrimé ses méthodes de travail aux pratiques internes et s’est familiarisé avec les outils, les standards corporatifs et les processus de l’organisation.
La firme d’ergonomie a déployé rapidement un outil en ligne en ergonomie afin de gérer les demandes de première ligne et répondre aux questions courantes de manière à gérer son temps et à répondre rapidement aux demandes plus complexes. Grâce à son équipe d’ergonomes et son expertise en ergonomie de bureau, la firme a été en mesure de répondre rapidement aux différentes demandes qui s’étaient accumulées au cours des mois précédents. Des interventions ergonomiques plus poussées visant des postes de travail spécifiques de différents secteurs d’activité de l’institution d’enseignement (techniciens, bibliothécaires, employé(e)s de laboratoire, etc.) furent ensuite effectuées. Les experts ont aussi pris part à certains projets planifiés dont celui de l’accompagnement des employés lors du déménagement d’un département dont les employés sont maintenant équipés de postes assis-debout.
Le résultat
Grâce au travail de l’ergonome, l’organisation a pu non seulement récupérer son retard sur les demandes d’évaluation, mais aussi répondre aux nombreuses demandes de la part des employés tout en assurant le suivi hebdomadaire des différents dossiers en cours. Les nombreuses interventions et leur coordination ont permis de minimiser les impacts des départs sur l’employé restant. L’impartition, d’une durée de treize semaines, a donné le temps à l’institution d’embaucher du personnel afin de combler les départs. L’intervention de Vincent Ergonomie a permis à l’organisation de continuer à offrir un service d’ergonomie à ses employés malgré une baisse importante, mais temporaire, d’effectifs au département de santé-sécurité. Une fois la nouvelle ressource embauchée, Vincent Ergonomie a aussi assuré une transition harmonieuse avec celle-ci.