Cette série de texte vise à répondre aux questions qui nous sont posées par nos clients et dont la réponse pourrait bénéficier à l‘ensemble des gestionnaires, responsables santé-sécurité, conseillers en ressource humaines et nos autres clients.
La question du client à notre équipe d’ergonomes
«Nous sommes à faire la commande des pieds pour écrans. Est-ce que vous croyez que le positionnement devrait être fait avant la commande des pieds, pour bien établir le besoin, ou, au contraire, attendre l’installation des pieds pour avoir le positionnement parfait ?»
Autre variante
«Je voudrais faire ajuster mon poste et j’aurais besoin d’une chaise. Je vais aller l’acheter la semaine prochaine, quand pourriez-vous venir l’ajuster ?»
Notre réponse
Reformulons ces demandes de la manière suivante :
Sachant que je ne peux me payer qu’une seule consultation par un ergonome, que serait-il préférable de faire ? Doit-on commencer par acheter le matériel et le faire ajuster par l’ergonome par la suite ou mandater le consultant en ergonomie pour nous conseiller sur l’achat du matériel avant de se le procurer ?
La question est fort intéressante et fort pertinente ! Bien que chaque cas soit particulier, voici les grandes lignes de notre réflexion sur ce sujet.
D’abord, il est important de mentionner que plus le nombre de personnes touchées par l’achat est grand et que l’élément à se procurer est coûteux, plus la consultation avant achat est à privilégier et est même souhaitable pour éviter une erreur coûteuse. La validation d’une solution à la dernière minute est possible, mais ceci est loin d’être une situation optimale.
La question de la consultation avant ou après l’achat se pose davantage dans le cas d’interventions auprès d’un seul employé ou d’un groupe limité d’employés.
Acheter avant, consulter l’ergonome après !
Il y a bien sûr un risque à procéder à l’achat avant la consultation avec l’ergonome. Nous avons souvent dit et écrit, sur notre blogue comme ailleurs, que l’intervention d’un ergonome tôt dans le processus est toujours préférable. C’est à ce moment que l’impact de notre intervention est maximal, tout en prévenant bien des maux à venir, en agissant à la source.
Le principal risque à acheter un produit avant de recourir au service de l’ergonome est de vous procurer un produit qui ne satisfait pas les besoins, ne convient pas ou ne satisfait les besoins de l’employé et de prendre une décision à partir d’un diagnostic initial erroné (ex. : vous changez la chaise alors que l’élément problématique était le poste, les écrans, le clavier ou autres). Même si votre diagnostic portait sur le bon élément, des centaines de produits pour combler ce besoin existent sur le marché.
Si le diagnostic n’est pas le bon et l’élément acheté ne convient pas, vous serez ainsi peut-être amené à acheter une nouvelle composante, procédant un peu ainsi par essai-erreur, ce que vous ne souhaitez sûrement pas. Nous recevons beaucoup d’appels de clients s’étant procuré une solution, qui s’est avéré sans effet ou ayant empiré les symptômes de l’employé. Il est parfois possible pour nos ergonomes d’ajuster le poste avec le produit déjà acheté, mais ce n’est pas toujours le cas. De plus, il est primordial que l’élément que vous vous êtes procuré n’introduise pas un nouveau risque ergonomique. Avec la Loi modernisant le régime de santé et de sécurité du travail qui inclus maintenant les risques ergonomiques, il vous faudrait éviter d’ajouter un risque ergonomique. Agir en correction et ajuster un poste tout en conservant un élément demeure possible, mais limite les possibilités et potentiellement les bénéfices que pourraient apporter l’intervention.
Les situations vécues en entreprise peuvent varier. Ainsi, le produit a peut-être été acheté par un département et l’ajustement laissé à un autre. Certains départements (gestion des immeubles, ressources humaines, etc.) ont parfois peu d’impact sur les achats ou les standards corporatifs de mobilier qui ont parfois été choisi en fonction de l’image de l’entreprise, du prix ou autres considérations internes à votre entreprise. Une gestion de l’ergonomie impliquant plusieurs départements serait peut-être à mettre en place au sein de votre organisation.
L’achat avant l’intervention de l’ergonome est quelquefois justifié par l’urgence d’agir, par une volonté de montrer à l’employé ou son gestionnaire que le dossier chemine vers une solution. Cette contamination émotionnelle est humaine, mais est mauvaise conseillère. Si la situation est à ce point urgente, il convient de prendre action pour que l’achat de l’équipement se passe bien du premier coup. Un ergonome peut être à votre bureau rapidement en cas d’urgence, souvent au cours de la même semaine où vous nous téléphonerez.
Consultez l’ergonome avant, achetez après !
Vous tenez toujours à acheter le produit avant l’intervention de l’ergonome ? Vous pouvez minimiser votre risque en achetant un produit ajustable et de qualité. Pour l’achat d’une chaise, un modèle ajustable vous permettra d’obtenir un produit qui pourra être adapté à plusieurs gabarits d’employé et pourra possiblement être modifié par la suite si cela s’avérait nécessaire. Par exemple, une chaise de qualité vous permettra de bénéficier de multiples choix d’accoudoirs, de plusieurs choix d’assise (profondeur, largeur, etc.) et de mécanismes qui pourront, dans certains cas, être modifiés. Il nous arrive assez fréquemment de recommander le changement d’une assise ou d’un mécanisme d’accoudoir. Ceci évite à nos clients de devoir commander une nouvelle chaise. Il arrive aussi que nous découvrions lors de nos interventions qu’un cylindre de chaise est brisé et doit être remplacé. Un produit de qualité vous permettra de remplacer l’élément défectueux, élément étant même quelquefois couvert par la garantie. Bref, un produit de qualité et réparable pour lequel des pièces et du service après-vente sont disponibles est à privilégier.
La consultation avant l’achat vous vous permettra de diminuer considérablement le risque de prendre une décision sur un mauvais diagnostic de la situation. De plus, la consultation tôt dans le processus vous évitera de vous procurer une mauvaise solution. La consultation préalable vous permettra de mieux établir votre besoin comme nous l’avons vu précédemment.
L’intervention précoce d’un ergonome vous permettra de mieux planifier les achats en y allant avec les éléments à prioriser et vous assurera que la solution proposée est la bonne. La commande d’une chaise peut prendre plusieurs semaines, vous ne voulez pas attendre plusieurs semaines et devoir reprendre cette attente une seconde fois en cas d’erreur. Si le diagnostic montre que plusieurs éléments sont à changer au poste de travail, vous aurez aussi un meilleur aperçu du coût global de l’aménagement global du poste.
Bien que de l’information sur l’ajustement du poste soit transmis à l’employé lors de la consultation, nous laissons un aide-mémoire accessible en ligne à l’employé afin que celui-ci puisse le consulter à demande lors de la réception de son matériel. Si ceci n’est pas suffisant, un appel téléphonique est possible. Une visite de suivi sur place est aussi disponible sur demande. Ce service est somme toute relativement peu dispendieux pour boucler la boucle sur le dossier.
L’ergonome, présent à toute les étapes
Peu importe le choix fait, notez que l’intervention d’un ergonome doit se faire à plusieurs reprises au cours de la vie d’une entreprise ou au cours de la vie d’un employé au sein de votre entreprise, ne serait-ce que pour effectuer, entre autres, des sessions de rappel, mettre à jour de vos standards corporatifs, adaptez votre vision et gestion de l’ergonomie au mode d’organisation du travail et de vos objectifs. Ainsi, l’intervention de l’ergonome ne devrait pas être vue comme une intervention unique.